Política de tratamiento de datos personales – Agencia Iccana SAS

El objetivo de la presente política de tratamiento de datos personales (en adelante la “PTDP”) es desarrollar y establecer los términos y condiciones con los cuales AGENCIA ICCANA SAS Nit. 900.956.001-5 (en adelante “Iccana”), como responsable del Tratamiento, trata los Datos Personales de los Titulares. En armonía con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen, en esta PTDP se plasman las políticas empresariales con las cuales Iccana trata los Datos Personales de los Titulares, las finalidades del Tratamiento, los derechos de los Titulares y los mecanismos con que cuentan los Titulares para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como Titulares de Datos Personales. Los Datos Personales de los Titulares serán tratados con especial observancia en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Los Titulares, al Autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales, aceptan totalmente la presente PTDP y sus adiciones o modificaciones, las cuales les serán informadas a través de medios idóneos, conforme con la normatividad vigente. La información suministrada por los Titulares será utilizada para perfeccionar la relación contractual o vínculo que surja con Iccana. Si los Datos Personales suministrados son de naturaleza financiera, crediticia o comercial, serán objeto de Tratamiento para llevar a cabo transacciones surgidas de las relaciones contractuales que se generen. Además, si los Titulares entregan información a través de la página web www.iccana.com.co Iccana utilizará la información para el envío de cookies a su disco duro, con el objetivo de brindar un servicio acorde con las preferencias del Titular. 

I. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación de los términos de la presente PTDP, se observarán las siguientes reglas: 

– Los términos con letra inicial mayúscula tendrán el significado que a ellos se asigna.

– Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre que el contexto así lo requiera.

– Los términos que no estén expresamente definidos se entenderán en el sentido que les atribuya el lenguaje técnico, o en su sentido natural, según su uso general.

– Las referencias a leyes aplicables o a disposiciones legales incluyen todas las leyes aplicables o disposiciones legales adicionadas, extendidas, consolidadas, modificadas o remplazadas de tiempo en tiempo y a cualquier orden, regulación, instrumento u otra disposición realizada en virtud de estos.

– Los títulos y/o secciones incluidas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales han sido incorporados por conveniencia y no se considerarán parte de esta ni limitarán el alcance de los términos y disposiciones de la misma.

– Cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción disyuntiva “o” deberá entenderse que comprende a algunos o a todos los elementos de tal enumeración o relación. Así mismo, cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción copulativa “y” deberá entenderse que incluye a todos y cada uno de los elementos de tal enumeración o relación.

Sin perjuicio de las demás definiciones que se encuentren en la presente PTDP, de conformidad con la normatividad vigente, se tendrán las siguientes definiciones:

– Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que Iccana lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medio técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas.

– Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el “Responsable”, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP, la forma de acceder a la PTDP y las finalidades del Tratamiento que Iccana dará a los Datos Personales, publicada en los Canales de Atención. 

Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que objeto de Tratamiento por parte de Iccana.

– Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Iccana tratará los Datos Personales que se establecen en la Sección V de la presente PTDP.

– Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

– Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

– Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del “Responsable del Tratamiento”.

– Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de la PTDP, al referirse al “Responsable del Tratamiento”, se referirá a Iccana.

– Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Los Titulares se encuentran definidos en la Sección V de la presente PTDP.

– Transferencia: la transferencia tendrá lugar cuando el “Responsable del Tratamiento” y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envíe la información o los Datos personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.

– Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable del Tratamiento.

– Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en la presente PTDP previa Autorización del Titular.

II. ALCANCE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DATOS SENSIBLES

En el giro ordinario de sus negocios y de las gestiones para el desarrollo de su objeto social, ya sea de manera permanente u ocasional, Iccana tratará los Datos Personales y Datos Sensibles de los Titulares y realizará operaciones de recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión, Transmisión o Transferencia de Datos Personales y Datos Sensibles de los Titulares y en general de cualquier tercero con quien tenga algún tipo de relación contractual o vínculo de cualquier naturaleza. La autorización expresa o inequívoca de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles implica la aceptación para el Tratamiento de sus Datos Personales, que se llevará a cabo conforme con lo establecido en la presente PTDP y a los principios, parámetros y requisitos contenidos en las disposiciones legales que regulan el tratamiento de la información de los niños y adolescentes.  En todo caso, esta PTDP, NO podrá interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables y/o a los derechos que le corresponden a los Titulares. Así mismo, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, así como los mecanismos con que cuentan los Titulares para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como titulares de Datos Personales. Iccana, como responsable del tratamiento de los Datos Personales, hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba de los Titulares, especialmente los Datos Sensibles. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad. En ese orden de ideas, al autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales los Titulares autorizan expresamente a Iccana para que almacene sus Datos Personales y/o Datos Sensibles de la forma que considere pertinente y adecuada y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los Datos Personales y Datos Sensibles, de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables en la intermediación y asesoría en programas de intercambios estudiantiles.

III. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

Iccana es una compañía que se dedica principalmente a las prestación de servicios publicitarios. Branding, Marketing Digital , Actividades ATL, BTL, Marketing de experiencias, Fotografía, Video y Diseño gráfico. Esta PTDP es de obligatorio es estricto cumplimiento para Iccana cuya información es la siguiente: 

Razón Social: AGENCIA ICCANA S.A.S. (NIT: 900.956.001-5),

Podrán contactarse con Iccana en: 

– Bogotá: Carrera 13ª # 78 – 14 oficina 201

– Correo Electrónico: charlemos@iccana.com.co

– Teléfono: 8052862

– Página Web: www.iccana.com.co

IV. PERSONA Y ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área encargada dispuesta por Iccana para la atención de peticiones consultas y reclamos, y en general para que los Titulares ejerzan sus derechos, será el Área Atención De Peticiones, Consultas y Reclamos, la persona encargada será  que podrá ser contactada por los Titulares o sus causahabientes para la atención de sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización en la dirección señalada en el punto anterior, o mediante la solicitud expresa en los siguientes correos electrónicos: charlemos@iccana.com.co

V. CANALES DE ATENCIÓN

Iccana podrá llevar a cabo la operación de recolección de los Datos Personales de los Titulares en cualquiera de los siguientes canales de atención:

1- Línea telefónica Tel: (+57-1) 8052862 – 3004611440

2- Red nacional de Iccana

3- A través de la página web www.iccana.com.co

4- Directamente en sedes administrativas.

Estos canales de atención representan las formas como Iccana recolecta los Datos Personales de los Titulares (1, 2, 3, y 4 en adelante como los “Canales de Atención”).

VI. TITULARES Y DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO 

Iccana tratará los Datos Personales de las siguientes personas (para todos los efectos de la presente PTDP serán referidos como los Titulares):

– Clientes – Compradores o promotores. 

– Empleados – Colaboradores activos o inactivos. 

– Exempleados. 

– Aspirantes a una vacante laboral.

– Personas en procesos de selección.

– Familiares de empleados o exempleados, como su cónyuge, compañero permanente o hijos. 

– Usuarios visitantes de la página web. 

– Proveedores. 

– Prospectos. 

– Contratistas. 

– Personal en práctica. 

– Terceros con relación comercial. 

– Representantes de entidades públicas. 

– Representantes de la competencia. 

– Aliados comerciales.

– Socios. 

Mediante el suministro voluntario de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles en la forma señalada en la presente PTDP y en la autorización expresa, verbal, por escrito o mediante conductas inequívocas, los Titulares autorizan expresa o inequívocamente a Iccana para tratar sus Datos Personales y/o Datos Sensibles y cualquier otra información que suministren, de conformidad con esta PTDP, la ley y para las finalidades establecidas en la presente PTDP (Sección VI) o cualquier finalidad adicional autorizada por los Titulares. Iccana podrá obtener datos personales en eventos académicos celebrados dentro de instituciones educativas, como lo pueden ser colegios y universidades, estos datos podrán contener información personales de menores de edad, los cuales serán tratados de conformidad a los preceptos legales y constitucionales establecidos para ello, consagrados en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2012, dentro del cual se determina que el tratamiento de datos personales de menores de edad debe cumplir dos requisitos: (i) responder y respetar el interés superior, es decir derechos prevalentes, en este caso la educación de los menores, y (ii) asegurar el respeto de sus derechos fundamentales, de modo que si ese tratamiento en algún caso pueda llegar a afectar algún derecho constitucional del menor, este no podrá realizarse y los datos de los menores serán eliminados de cualquier base de datos. De manera general, Iccana a podrá recolectar:

– Datos de ubicación: Ubicación física del Titular, como lo son la dirección de residencia, el domicilio, dirección y nombre de la compañía en la que trabaja, entre otros.

– Datos de contacto y comunicación: números telefónicos y celulares, como también de correo electrónico y de identificación en redes sociales.

– Datos laborales: Información de naturaleza laboral y académica, la cual permite acreditar la experiencia y la formación de su Titular. 

– Datos de registro: En los casos de navegación en la página web www.iccana.com.co, se almacenará determinada información de forma automática, entre la que se incluye las consultas de búsqueda hechas, dirección IP de los internautas, actividad del sistema, fallos informáticos, tipo de navegador, especificaciones que caracterizan las solicitudes, etc.

– Datos Sensibles: Iccana podrá llevar a cabo el Tratamiento datos biométricos, como la huella dactilar o imagen (entendida como figura, fisonomía total o parcial del cuerpo del Titular) de los Titulares. Los Datos Sensibles, en relación con el Tratamiento que podrá llevar a cabo Iccana serán aquellos rasgos únicos de los Titulares que los individualizan frente a las demás personas. Los Datos Sensibles serán utilizados con las finalidades de: (a) identificar al Titular al momento de prestar los servicios; (b) motivos de vigilancia y seguridad en la sede administrativa; Iccana informa a los Titulares de Datos Sensibles que proporcionar la información sensible es meramente facultativa y no están obligados a entregar información relacionada con sus Datos Sensibles. La Autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales será otorgada por: (a) los Titulares, quienes deberán acreditar su identidad a través de los medios en los que Iccana se los solicite; b) los causahabientes o tutores del Titular y/o menores, quienes deberán acreditar su calidad como causahabientes del Titular; y c) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y d) otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

Los Titulares que entreguen sus Datos Personales o Datos Sensibles en cualquiera de los Canales de Atención, autorizan a Iccana para tratar sus Datos Personales y Datos Sensibles. Iccana podrá llevar a cabo el Tratamiento de:

Si se trata de clientes, así como a los prospectos o aliados comerciales, de cualquier naturaleza, en cualquiera de los Canales de Atención:

– Nombre. 

 -Dirección.

– Número telefónico de línea fija.

– Número telefónico de línea móvil. 

– Dirección de correo electrónico

– Fecha de nacimiento.

– Las preferencias registradas en la página web

– Imagen.

– Número de pasaporte

– Visados y estatus de residencia

– Historial académico

– Situación económica.

Si se trata de empleados, exempleados, pensionados, practicantes, aprendices, aspirantes, trabajadores en misión, proveedores, contratistas, colaboradores activos o inactivos, personal en práctica, aspirantes a una vacante laboral, terceros con relación laboral o comercial, Familiares de empleados o exempleados, como su cónyuge, compañero permanente o hijos, terceros con relación laboral o comercial, o aliados comerciales, en cualquiera de los Canales de Atención:

– Nombre. 

– Dirección.

– Número telefónico de línea fija.

– Número telefónico de línea móvil. 

– Dirección de correo electrónico

– Fecha de nacimiento.

– Antecedentes profesionales.

– Antecedentes laborales.

– Huella dactilar.

– Imagen.

Si se trata de representantes de entidades públicas o representantes de la competencia, en cualquiera de los Canales de Atención:

– Nombre.

– Dirección.

– Número telefónico de línea fija.

– Número telefónico de línea móvil. 

– Dirección de correo electrónico

– Fecha de nacimiento.

– Huella dactilar.

– Imagen.

VII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados por Iccana tienen como finalidad general: (a) efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de su objeto social en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular; (b) el cumplimiento de la normatividad vigente; (c) propósitos educativos y académicos; (d) establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente PTDP, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (f) el envío de información sobre los productos o servicios comercializados por Iccana así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros, invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios; (g) enviar información sobre programas propios y de terceros; (h) realizar estudios o investigaciones científicas para uso académico o comercial; (i) ya sea directamente o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en las distintas Bases de Datos de Iccana; (j) gestionar solicitudes, quejas o reclamos. Las finalidades específicas, dependiendo de la relación con cada Titular, para las cuales Iccana tratará los Datos Personales de los Titulares, son: 

Respecto a los datos personales de empleados:  

– Para el desarrollo natural de las relaciones laborales;

– Dar información de las diferentes actividades de Iccana; 

– Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;

– Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de VP, tales como nomina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras; 

– Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;

– Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo; 

– Planificar actividades dentro y fuera de las instalaciones de Iccana.

– Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Iccana con los Titulares, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo.

Respecto a los datos de los adquirentes de productos y servicios.

– Informar a los Titulares sobre novedades, noticias, promociones propias y/o de terceros; precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y/o de terceros;

– Reportar información sobre riesgos crediticios y control y prevención del lavado de activos; realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, directamente o a través de terceros con quienes se contrate para tal efecto.

– Identificar formas en que Iccana puede ofrecerle un mejor servicio, por medio de productos nuevos o existentes y servicios con mayor eficacia.

– Utilizar los datos personales con fines comerciales internos, dentro del interés legítimo, de ejercer actividades empresariales, así como supervisar y mejorar los servicios prestados.

– Ofrecer productos y servicios, elaborar estudios de mercadotecnia, segmentación de mercado con la finalidad de ofrecerle aquellos productos que se adecuen a los Titulares; enviarle promociones, publicidad y cupones de descuentos de los planes y expediciones, así como de aquellos productos de las empresas con las que Iccana tiene relación corporativa; e invitarlo a participar en concursos o sorteos y actividades.

– Proporcionarle una gama de productos y servicios propios y en convenio con agencias externas que ofrece Iccana.

– Transferir los Datos Personales o Datos Sensibles a terceros con quienes medie un contrato de procesamiento de datos, o cuyo objeto contractual requiera la transferencia de Datos Personales.

– Transferir los Datos Personales a terceros o proveedores de servicios necesarios para que Iccana desarrolle su objeto social.

– Transferir a terceros que presten servicios de operación de los sistemas informáticos de Iccana para enviar correos físicos o correos electrónicos o a empresas que realizan análisis de datos, para generar estrategias de mercadeo, segmentación de grupos demográficos y demás información de los Titulares que permitan caracterizarlos demográficamente según sus “géneros de interés”.

Respecto a los datos de los interesados y posibles clientes

– Contactar con el propósito de comercialización, a los interesados en adquirir los productos y servicios de Iccana, que proporcionaron sus datos, a través de la opción de cotización en línea, ofrecida en la página web www.iccana.com.co

– Utilizar los datos personales que se proporcionen en una solicitud información o consulta acerca de servicios y programas, prestados por Iccana, a fin de responder o facilitar la información que se ha solicitado.

– Procesar y administrar las operaciones en registradas en la página web www.iccana.com.co estableciendo así un canal de comunicación.

Iccana no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos Sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos Personales o Datos Sensibles que el Titular proporcione sobre sí mismo, por tanto, Iccana no tiene responsabilidad alguna por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información suministrada. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero. La presente PTDP aplica para cualquier tratamiento de Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectado en cualquiera de los Canales de Atención. Entre los Datos Personales recolectados por Iccana se encuentran aquellos relativos a los intereses y preferencias de los Titulares, como también aquella relativa al navegador usado y los dispositivos implementados para navegar en la web. De acuerdo con las finalidades enunciadas, los Datos Personales podrán ser puestos a disposición del personal encargado de la labor correspondiente dentro en Iccana

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los Titulares a que hace referencia la presente Política de Tratamiento de Datos Personales están contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Iccana, como Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

– Solicitar prueba de la autorización otorgada a Iccana, como Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 

– Ser informado por Iccana como Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. 

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. 

– Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, Iccana o el Encargado del Tratamiento, incurrieron en conductas contrarias a la ley o a la Constitución. 

– Abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles. Iccana es transparente con los Titulares y le informa que la entrega de Datos Sensibles tendrá carácter facultativo, así como respuestas que versen sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

– Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales objeto de tratamiento por parte de Iccana

Los Titulares podrán, en cualquier momento, acceder a los Datos Personales almacenados por Iccana y a los detalles del Tratamiento, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o estar incompletos, y a suprimirlos cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señaladas en esta PTDP, cuando estén siendo utilizados para finalidades no autorizadas, o bien, oponerse simplemente al Tratamiento. 

IX.  BASES DE DATOS

Las medidas de seguridad con las que cuenta la Iccana buscan proteger los Datos Personales de los Titulares, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, Iccana ,de forma diligente implementa medidas de protección administrativas, jurídicas y técnicas que razonablemente están a su alcance. Los Titulares aceptan expresamente esta forma de protección y declaran que la consideran conveniente y suficiente para todos los propósitos. De igual forma, los terceros contratados por Iccana están obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que Iccana aplica a todos sus procesos. Todo contrato de Iccana con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el Tratamiento, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de esta.

X. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para la radicación y atención de su petición, consulta o reclamo el Titular deberá suministrar la siguiente información:

– Nombre completo y apellidos.

– Dirección física. 

– Correo electrónico. 

– Número de teléfono (línea fija).

– Número de móvil. 

– Medios para recibir respuesta a su solicitud.

– Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

– Firma (si aplica) y número de identificación.

Los Titulares podrán presentar sus peticiones, consultas y reclamos, en cualquiera de los siguientes canales:

  1. Acudir en el horario de 9:00 a 6:30 de lunes a viernes, a la sede administrativa de: 

    -Bogotá: Carrera 13ª # 78 – 14 oficina 201

   – Correo Electrónico: charlemos@iccana.com.co

   – Teléfono: 8052862

   – Página Web: www.iccana.com.co

2. Mediante el envío de comunicación escrita a la dirección: 

    – Bogotá: Carrera 13ª # 78 – 14 oficina 201 – charlemos@iccana.com.co

    -(+57-1) 8052862

3. Mediante llamada telefónica al teléfono: (+57-1) 8052862

4. Mediante correo electrónico a la charlemos@iccana.com.co

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos o presentar peticiones, consultas o reclamos conforme con los procedimientos establecidos en la presente Sección. La petición, consulta o reclamo será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o sus causahabientes que pretendan ejercer sus derechos como la corrección, actualización o supresión de sus Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de Iccana, podrán presentar su solicitud, conforme con el procedimiento establecido en la presente Sección. Iccana atenderá cualquier solicitud en el término máximo previsto por la ley de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para más información sobre su privacidad y la protección del consumidor visite: www.sic.gov.co. Si Iccana impide total o parcialmente el ejercicio del derecho por parte del Titular, éste podrá acudir a la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

XI. NUEVOS USOS

Iccana podrá solicitar autorización para el uso o circulación de los Datos Personales de los Titulares u otro tipo de información, para finalidades diferentes a los expresados en la presente PTDP, para lo cual publicará en cualquier medio público que estime conveniente según el caso.

XII. TEMPORALIDAD

Iccana conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que estos que hayan sido recopilados, incluidos los relacionados con el cumplimiento de cualquier requisito legal, contable o informativo. Para determinar el período de conservación más adecuado para los datos personales, se atenderá a la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los mismos, al riesgo potencial que supondría su divulgación o su uso no autorizado, así como también a la naturaleza de los fines para los que sus datos han sido recopilados, la posibilidad de alcanzar dichos fines por cualquier otro medio y a los requisitos legales aplicables.

XIII. MODIFICACIONES

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 Iccana podrá modificar en cualquier momento esta PTDP. Tales modificaciones serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

XIV. PROPIEDAD INTELECTUAL

Las Bases de Datos, o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del derecho de autor.  Iccana es el titular de las Bases de Datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de Datos Personales y habeas data contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013. En consecuencia, Iccana como titular de derechos sobre las Base de Datos, es el único que tiene la facultad para autorizar el uso, reproducción o disposición de estas a terceros.

XII. VIGENCIA

Iccana se reserva el derecho de modificar esta PTDP en cualquier momento, razón por la cual le invitamos a consultar regular o periódicamente nuestra página web www.iccana.com.co, a través de la que se mantendrá a su disposición la última versión de la presente PTDP. Sin embargo, en virtud de lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, cuando se lleven a cabo cambios sustanciales sobre PTDP, PTDP le comunicará a usted dichos cambios antes de implementarlos. Los datos suministrados serán utilizados durante el plazo necesario para cumplir los usos y finalidades descritos en esta Política de Tratamiento y en los Términos y Condiciones de la Plataforma. La presente versión de esta PTDP, entra en vigor a partir del día Catorce (14) de Junio de dos mil diecinueve (2019).

AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES                

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